Cara Pantas Menghantar Mesej & Fail Di Pejabat


Di pejabat, anda mungkin mengalami situasi-situasi berikut:

PERTAMA: Terdapat satu fail Microsoft Word yang anda ingin hantar kepada rakan sekerja anda, tetapi beliau berada di tingkat atas dan anda pula di tingkat bawah. Cara yang anda gunakan, anda mungkin akan e-mail fail tersebut kepadanya, atau meletakkan fail tersebut di ‘Public Folder’ dan meminta beliau mengambilnya, atau cara yang lebih payah, anda transfer ke dalam pendrive dan berikan pada rakan anda itu. Walau apa caranya, ini semua boleh membuat anda frust.

KEDUA: Anda ingin keluar makan dengan rakan sekerja anda atau bertanyakan sesuatu, tetapi beliau berada di tingkat atas. OK. Anda mahu bangun dari tempat anda? Malas. OK, guna intercom, tetapi tekak anda sakit dan suara anda hilang. Bagaimana cara anda memanggil rakan anda tersebut? SMS/e-mail?

Ada cara yang lebih mudah. Saya belajar teknik ini semasa praktikal di Tenaga Nasional Berhad (TNB) satu masa dahulu, dan teknik ini dipraktikkan dengan meluas di pejabat tersebut pada ketika itu. Apa tekniknya? Menggunakan satu software yang simple tetapi besar manfaatnya. Biar saya ajar anda. Teruskan bacaan.

IP Messenger: Komunikasi LAN Dipermudahkan

Ikon IP Messenger di System Tray apabila pemasangan selesai

Umumnya anda tahu setiap komputer di pejabat anda dirangkaikan dalam rangkaian pejabat, istilah teknikalnya, dalam Local Area Network (LAN). Rangkaian ini penting untuk membolehkan setiap komputer mendapat akses dan sumber (seperti sambungan Internet) daripada server utama dan juga berkongsi perkakasan seperti printer. Perkongsian fail antara komputer dan juga perbualan (chatting) juga boleh dilakukan, sama ada secara native atau menggunakan software tertentu.

Terdapat banyak software yang boleh digunakan untuk komunikasi antara komputer melalui LAN, tetapi kebanyakan software ini adalah berbayar dan mahal harganya. Saya akan memperkenalkan satu software yang kecil saiznya, tetapi boleh berfungsi dengan baik untuk menghantar mesej dan fail ke komputer lain dengan pantas. Namanya: IP Messenger (IPM).

Langkah pertama, muat turun (download) program tersebut di sini. Kemudian install di setiap PC di dalam rangkaian. Jika anda mendapati satu security warning terpapar apabila program tersebut diaktifkan, pastikan anda memberi kebenaran kepada IPM untuk mengakses rangkaian, yakni unblock access. Jika perlu, mulakan semula (restart) PC dan buka program IPM tersebut. IPM lazimnya akan dimulakan secara automatik setiap kali PC anda dihidupkan.

Selepas anda memasang IPM dengan sempurna, di system tray anda, akan terlihat satu ikon baru iaitu ikon IPM itu sendiri. Sebagai permulaan, eloklah anda membuat beberapa ketetapan asas terlebih dahulu. Caranya, klik kanan pada ikon IPM di system tray tersebut, dan pilih Settings. Apabila tetingkap Settings muncul, isikan ruangan User Name dan jika perlu, Group Name. User Name perlulah berbeza bagi setiap komputer untuk memudahkan anda mengenali kepada dan dari siapa sesuatu mesej/fail dihantar dan Group Name mungkin diperlukan jika pejabat anda mempunyai banyak PC atau banyak jabatan dan untuk mengelakkan kekeliruan. Kedua-dua nama ini boleh ditukar pada bila-bila masa. Selepas anda selesai menetapkan kedua-dua nama, tekan Apply dan kemudian OK.

Tetingkap 'Settings' Untuk Penetapan IP Messenger

Sub-tetapan yang lain (Detail, Send/Receive, dll) tidak begitu diperlukan dan anda bebas untuk melihat setiap pilihan yang anda dan mengubahnya jika perlu. Jika anda tidak pasti akan tetapan-tetapan yang lain, saya cadangkan anda tidak perlu mengubah apa-apa kecuali User Name dan jika perlu, Group Name.

Penggunaan IP Messenger

Apabila setiap PC di dalam rangkaian telah dipasang dengan IPM dengan sempurna, maka secara automatik IPM akan dimulakan setiap kali PC dihidupkan. Apabila ikon IPM telah kelihatan di System Tray, maka anda sudah boleh menggunakan IPM untuk menghantar mesej atau menghantar fail kepada pengguna lain. Untuk bermula, double click ikon IPM yang berada di System Tray. Tetingkap IPM akan kelihatan seperti di bawah ini,

Tetingkap utama IP Messenger, mod bersedia

Dalam tetingkap utama seperti di atas, anda akan dapat lihat senarai PC yang sudah dihidupkan dan IPM telah diaktifkan. Berdasarkan tetingkap di atas, bahagian User adalah User Name yang ditetapkan pada satu-satu PC tersebut, Group merujuk kepada Group Name yang ditetapkan dalam Settings, dan Host merujuk kepada nama PC tersebut di dalam rangkaian. Butang Refresh adalah untuk memastikan senarai yang terpapar adalah yang terkini, dan boleh digunakan dalam kes satu-satu PC itu tidak terpapar di dalam senarai tetapi telah mengaktifkan program IPM.

Untuk mula menghantar mesej, klik pada User Name yang yang anda ingin hantar mesej dan pastikan namanya di-highlight. Untuk menghantar mesej kepada lebih daripada satu orang, hold down kekunci CTRL di keyboard dan klik nama-nama yang berkenaan. Untuk hantar kepada semua PC yang aktif di dalam senarai (burst), klik pada satu nama, dan tekan CTRL+A. Kemudian di ruangan yang disediakan, taip mesej anda. Lihat imej di bawah ini,

Menaip pesanan. Pastikan nama penerima telah di 'highlight' kan.

Selesai menaip mesej anda, sebelum menekan butang Send, perhatikan di sebelah butang tersebut. Terdapat dua pilihan, iaitu untuk anda seal dan lock mesej anda kepada penerima. Jika anda menandakan Seal, maka penerima perlu menekan butang Open di PC mereka untuk membuka mesej anda (umpama mesej diletak di dalam sampul surat, yang perlu dibuka terlebih dahulu), manakala jika anda tidak menandakan Seal, mesej tersebut akan terus terpapar kepada penerima di PC mereka. Pilihan Lock pula membolehkan anda mengunci mesej anda dan penerima perlu memasukkan kata laluan untuk membaca mesej anda. Ini berguna sekiranya anda tidak mahu penerima yang bukan sepatutnya membaca mesej anda.

Pop-up dan ikon IPM bersinar apabila menerima mesej/fail. Klik untuk membukanya.

Setelah menandakan pilihan yang sepatutnya, tekan butang Send dan mesej anda akan dihantar kepada penerima-penerima yang berkenaan. Proses penghantaran mesej tidaklah mengambil masa yang lama memandangkan mesej tersebut hanya perlu melalui LAN dan bukannya rangkaian Internet seperti e-mel. Di PC penerima, ikon IPM akan berkelip-kelip di System Tray mereka menandakan ada mesej/fail masuk dan satu Pop-up akan muncul memberitahu butiran penghantar mesej tersebut. Klik pada ikon IPM atau Pop-Up tersebut untuk membaca mesej yang dihantar. Lihat imej di bawah,

Perbezaan mesej yang di'seal' (atas) dan yang tidak di'seal' (bawah).

Mesej yang di seal akan memaparkan butang Open dan penerima perlu menekan butang tersebut untuk membuka mesej tersebut. Manakala mesej yang tidak di seal akan terus memaparkan mesej tersebut apabila di klik. Untuk membalas mesej tersebut, tekan butang Reply atau jika anda tidak mahu membalas, tekan butang Close. Tandakan pilihan Quote jika anda ingin memasukkan mesej tersebut dalam balasan anda. OK, soalan seterusnya oleh anda…

Err… Bagaimana kalau saya mahu menghantar fail?

OK, caranya serupa seperti anda mahu menghantar mesej. Pertamanya, buka tetingkap IPM, pilih (highlight) nama penerima yang berkenaan, taip mesej (jika mahu). Langkah seterusnya, drag fail yang ingin dihantar kepada penerima tersebut ke dalam ruangan anda menaip mesej tersebut (seolah menambah attachment). Jika berjaya, tetingkap anda sepatutnya akan terpapar nama fail yang ingin dihantar di atas ruangan mesej, sepertimana imej di bawah,

Hantar fail. Perhatikan nama fail yang ingin dihantar terpapar di atas ruangan mesej.

Satu perkara berkenaan proses penghantaran fail, sekiranya penerima masih belum mengambil (retrieve) fail tersebut, anda tidak seharusnya mengalihkan (move) atau memadam (delete) fail asal di komputer anda. Jika anda melakukannya, penerima tidak akan dapat transfer fail tersebut ke dalam PC mereka kerana fail asal telah ‘hilang’. Hanya selepas transfer itu selesai dilakukan, anda boleh alih atau buang fail tersebut. Ambil perhatian juga bahawa fail tersebut bukanlah ‘dihantar’ dalam erti kata yang sebenar (rakan anda dapat dan fail asal dipadam di PC anda), tetapi salinan fail tersebut dihantar ke rakan anda. Maka, anda masih memiliki fail asal, dan rakan anda tersebut mendapat salinannya.

Kesimpulan

Kecekapan dalam melakukan sesuatu terutamanya dalam alam pekerjaan merupakan sesuatu yang penting dalam menjamin produktiviti. Dengan penggunaan software dan devices yang bersesuaian, ia dapat membantu kita dalam melakukan sesuatu dengan lebih berkesan dan memberi kelebihan kompetitif di kalangan saingan dan prospek masa kini. Ini juga membuktikan bahawa teknologi jika digunakan dengan sebaik-baiknya akan dapat melicinkan dan memudahkan kehidupan kita tidak kira di mana sahaja kita berada.

This entry was posted in Bahasa Melayu, Computers & Internet and tagged . Bookmark the permalink.

4 Responses to Cara Pantas Menghantar Mesej & Fail Di Pejabat

  1. ella says:

    untuk IPM ini, boleh ke share pada laptop ke komputer di pejabat?adakah ia memerlukan workgroup yang sama?untuk list user, adakah ia masuk secara auto atau manual?

    Like

    • Maaf atas balasan yang lewat. Berkenaan IPM, tidak menjadi masalah jika workgroup adalah berlainan (lebih elok jika dalam workgroup sama), asalkan disambungkan ke dalam rangkaian yang sama. Tiada hanya terhad pada PC, tetapi boleh dishare pada laptop, asalkan laptop tersebut dipasang IPM dan bersambung pada rangkaian komputer pejabat. Jika nama komputer tersebut tidak keluar dalam senarai, tekan butang REFRESH pada IPM. Lazimnya nama-nama komputer yang bersambung dalam rangkaian dan dipasang IPM akan terpapar selepas butang REFRESH ditekan.

      Like

  2. Cik Nad says:

    macam mana kalau nak tengok history chat dia? ada?

    Like

What do you think?

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s